春ですね～。
さて、決算期も過ぎて、毎年定時株主総会の時期になりますと議事録の作成方法、押印の仕方などについて、いろいろとご相談を受けます。いつもご質問いただいたときに、その場でお答えできるとよいのですが、出払ってしまっていて、お答えできないこともままあります。
そんなときのために、今回「総務担当の方へ」と題しましてブログを始めました。異動などで、その職務に初めて就かれた方を想定して書きますので、バリバリやってらっしゃる方には「今さら」な感じもあるかもしれませんが、そんな方でも実務で疑問に思われたときお気軽に立ち寄っていただき、ご参考になるものが１つでもあればよいなと思います。
と言うわけで、今回は印鑑その１です。１としているのは、後日思い出した経験を書くための予防です。１でおわることもあるかもしれませんが。
印鑑その１
①押印は鮮明に
これは法人登記の文書に限らず、あらゆる文書にいえますが、鮮明に押印しましょう。担当者様が頂いた段階で、不鮮明だと感じたならば、その隣に押していただけば結構なので、必ず鮮明に押印してもらいましょう。こちらに持ち込まれて、また押し直しになりますと、その分処理が遅くなります。役員の方が怖くて、なかなか言い出せないこともあるかと思います。その際は、弊事務所を悪者にしてくださって結構ですので、必ず鮮明に押印してください。
②できれば捨印を
本音でいいますと、絶対に捨印は押印してほしいです。文書は完璧と思っても字の間違いが結構多く見られるものです。よくあるのが人名、住所です。例えば、隆という字、生の上に一が入っているとか、高が髙の字だったとか、恵の字が惠だったとか、まだその程度ならなんとかなるのですが、捨印を利用して訂正しないとどうにもならない場合もかなり多いのです。
会社で以前に作成されたの議事録を利用して作られることも多く、総会の開始時刻が午後１時で、終了時刻が午前１１時４５分となっている議事録なんていうものもあったりします。このようなときに捨印があるとほっとします。ぜひ捨印もお願いします。
③契印を忘れずに
こちらは、ほとんどの方がご存知かと思いますが、侮ってはいけません。忙しい時期、うっかり忘れることがかなり多いです。おそらく押印の際の忘れ物ナンバーワンではないでしょうか。
「なんとかなりませんか？」と言われて、こちらもつらいのですがなんともならないのですよ。「お昼ごはんは忘れても、契印は忘れない」の精神で、絶対にここはクリアしていただきたいです。
ちなみに契印とは文書が複数の紙面にわたったとき、例えば議事録がＡ４で２枚になったとき、１枚目と２枚目の間で継ぎ印をすることです。１枚目を折り、２枚目との間で押印します。１つの印影が１枚目と２枚目に掛かった状態と言えば理解しやすいと思います。なお、その際に全員の印鑑を契印しなくてはならないということをしっかり覚えておいてください。これを忘れられる方が本当に多いです。
④株主総会議事録は押印不要？
株主総会議事録は、会社法では押印がなくてもよくなったんじゃないの？と思われるかも知れません。確かにそのとおりなのですが、書類の真正担保のために実務上押印をお願いしてます。それに定款に「議長及び出席取締役が議事録に記名押印する。」といった条項があるかもしれません。出席していないことにすればいいじゃん♪ というのも考えもの。 そんなときに限って定時総会で取締役改選議案があったりします。就任承諾書は、「議事録の記載を援用する」として作らないという、いつもの技が使えなくなってしまうことになるんです。出席してませんからね・・・。
さて、こんな軽い感じで書いていきますので、何卒よろしくお願いします。
補助者 沢田