印鑑その３

印鑑届の関係で次のような質問がありました。

―問―
有限会社Ａ社（取締役甲、乙、代取甲）は、解散して清算人に乙が就任します。一方で、Ａ社は会社実印を紛失してしまいました。何か手続が必要ですか？また、株主総会議事録等、書類の押印はどうすべきでしょうか？

会社を解散した場合、当該登記申請と同時に清算人は新たに清算人としての印鑑届書を法務局に提出します。このため、改印届書だとか印鑑廃止届とかは考えなくても大丈夫です。
株主総会議事録の印鑑は特に何を押されても結構ですから、これらを踏まえて下記のとおり実務上押印ミスが最も少ない方法でお願いしました。

株主総会議事録・・・代取：甲・・・個人の認印
　　　　　　　　　　　　取＆清算人：乙・・・個人実印
委任状・・・委任者の記名押印はもちろん乙、印鑑は乙の個人実印
印鑑届書・・・届出印　（左上）・・・乙の個人実印
　　　　　　　　委任状部分の印（右下）・・・乙の個人実印
　　　　　　　　そして印鑑カード番号を記載してカード継続
以上です。

つづく。

補助者　沢田

印鑑その２

今回は「印鑑その２」です。

　大会社の子会社で役員をされている場合、親会社からの辞令により、代表取締役も異動により他の子会社の役員となったり、親会社の取締役に新たに就任した方が当該子会社の代表取締役に就任したりと頻繁に入れ替わることがあると思います。

　代表取締役総数１名中、当該１名が取締役もやめて、新たに取締役１名を選任し、その方が取締役会で代表取締役に選定されたとしましょう。

　この場合、取締役の変更と代表取締役の変更が生じますので登記申請が必要になります。
　まず必要となる書類は基本的には　①株主総会議事録　②取締役会議事録　③就任承諾書　④辞任届　⑤委任状　⑥印鑑証明書　⑦印鑑届書　となります。

　①が必要なのは、取締役の選任は株主総会で決議する必要があるためです。
　②が必要なのは、代表取締役の選定は取締役で組織した会議体で行わなければならないからです。
　③、④が必要なのは、就任する方、辞任する方の意思確認の意味です。
　⑤は登記申請をご依頼いただくためのものです。
　⑥は、取締役会に出席した取締役及び出席権限を有し、出席した監査役の印鑑証明書が必要です。これは取締役会議事録に押印された印鑑と照合し、取締役会議事録が真正に作成されたことを証明するために必要となります。
　⑦は、新しい方が代表取締役になった場合、印鑑の届出が必要になります。同じ会社実印でも届出が必要です。なお印鑑カードは継続使用ができます。

　で、印鑑なのですが、②取締役会議事録の印鑑については、全員個人実印が必要です。上記⑥を添付するのとリンクしてます。会計監査しか権限のない監査役も出席したら個人実印の押印と印鑑証明書が必要になってしまうので注意が必要です。次に⑦ですが、会社実印と個人実印の２つが必要になります。特に会社実印はその印影が今後取得する会社の印鑑証明書の印影になるので、鮮明に押印してください。練習してから押印されるといいでしょう。

つづく

補助者　沢田

株主総会議事録

株主総会議事録の記載についてのお話です。
登記に関係ある議案としてもっとも多いのが役員変更議案です。 そこで事例をいくつかあげてお話していきたいと思います。


事例１
取締役山田一郎さんが３月３１日で異動となったため退任し、４月１日に鈴木次郎さんが昇格して取締役に就任した場合です。
　但し、山田さんには任期がまだ残っていること、総会の開催日は３月２５日とします。


議事録原稿　同様の趣旨で記載されていれば問題ないので、それほど神経質にならなくてもよいと思います


第号議案　　取締役１名改選の件
　議長は、取締役山田一郎氏より辞任の申し出があったため、平成２１年４月１日付にて取締役１名を選任する必要がある旨を述べ、選任候補者として下記の者を指名し、議場に賛否を諮ったところ、満場一致異議なく賛成した。よって本議案は原案どおり可決確定した。
　　取締役　鈴木次郎
　なお、被選任者は就任を承諾した。


　さて、この場合登記申請できるのは４月１日以降であって、決議日である３月２５日に申請できませんのでご注意ください。


辞任としておくべきなの？それとも退任でいいの？
これは良く質問を受ける内容です。


退任の事由の一つに辞任があると考えていただけば良いと思います。
退任される役員が任期の途中であった場合、登記申請では通常辞任届を当該役員の退任を証する書面として添付します。登記は「年月日辞任」となります。
任期を全うして退任される場合、登記申請では、定時株主総会議事録が退任を証する書面となります。よって辞任届を作成していただく必要はありません。
登記は「年月日退任」となります。


辞任届は認め印でも結構です。株主総会議事録に出席役員として記載があり、席上で辞任した旨の記載があれば辞任届の添付がなくても辞任登記できますが、会社保存書類として必ず辞任届をとって頂くようにしています。後からもめ事が生じる可能性を低くくしておきたいからです。就任承諾書も同様の趣旨で、会社保存用に１通作成していただくようにしています。


つづく


補助者　沢田














　

議事録等は原本で！

さて、今回は議事録、その他の添付書類について少々お話します。

株主総会議事録や取締役会議事録、辞任届といった、役員変更には定番の書類なのですが、是非注意していただきたいのが原本が登記申請には必要だと言うことです。

ごくたまに、原本は会社に保存されて、コピーのみを送ってこられる場合があります。ご注意ください。

議事録等の原本を登記完了後お返ししているのですが、その流れを簡単にご説明します。一般的な株式会社の取締役が１名辞任し、後任者を選任した場合で進めます。

①　株主総会議事録、辞任届、就任承諾書、委任状をご用意していただきます。もちろん全て原本です。

②　お預かりした①の原本は、当方でコピー（委任状を除く）し、原本と相違ない旨を記載して申請書に閉じます。これと共に①の原本を別に綴り、いっしょに法務局に提出します。よって一旦原本は法務局の元に行きます。

③　登記が完了しますと、申請書と②の写しは法務局に取られ、①の原本は法務局から手交または郵送にて弊事務所に返却されます。

④　担当者様の下へ、変更登記後の登記事項証明書とともに①の原本をお返しします。

以上の流れになっていますから、原本は必ずご用意ください。

つづく　　

補助者　沢田

議事録の作成 印鑑その１

　春ですね～。

　さて、決算期も過ぎて、毎年定時株主総会の時期になりますと議事録の作成方法、押印の仕方などについて、いろいろとご相談を受けます。いつもご質問いただいたときに、その場でお答えできるとよいのですが、出払ってしまっていて、お答えできないこともままあります。

　そんなときのために、今回「総務担当の方へ」と題しましてブログを始めました。異動などで、その職務に初めて就かれた方を想定して書きますので、バリバリやってらっしゃる方には「今さら」な感じもあるかもしれませんが、そんな方でも実務で疑問に思われたときお気軽に立ち寄っていただき、ご参考になるものが１つでもあればよいなと思います。

　と言うわけで、今回は印鑑その１です。１としているのは、後日思い出した経験を書くための予防です。１でおわることもあるかもしれませんが。

印鑑その１

①押印は鮮明に
　これは法人登記の文書に限らず、あらゆる文書にいえますが、鮮明に押印しましょう。担当者様が頂いた段階で、不鮮明だと感じたならば、その隣に押していただけば結構なので、必ず鮮明に押印してもらいましょう。こちらに持ち込まれて、また押し直しになりますと、その分処理が遅くなります。役員の方が怖くて、なかなか言い出せないこともあるかと思います。その際は、弊事務所を悪者にしてくださって結構ですので、必ず鮮明に押印してください。

②できれば捨印を
　本音でいいますと、絶対に捨印は押印してほしいです。文書は完璧と思っても字の間違いが結構多く見られるものです。よくあるのが人名、住所です。例えば、隆という字、生の上に一が入っているとか、高が髙の字だったとか、恵の字が惠だったとか、まだその程度ならなんとかなるのですが、捨印を利用して訂正しないとどうにもならない場合もかなり多いのです。
　会社で以前に作成されたの議事録を利用して作られることも多く、総会の開始時刻が午後１時で、終了時刻が午前１１時４５分となっている議事録なんていうものもあったりします。このようなときに捨印があるとほっとします。ぜひ捨印もお願いします。

③契印を忘れずに
　こちらは、ほとんどの方がご存知かと思いますが、侮ってはいけません。忙しい時期、うっかり忘れることがかなり多いです。おそらく押印の際の忘れ物ナンバーワンではないでしょうか。
　
　「なんとかなりませんか？」と言われて、こちらもつらいのですがなんともならないのですよ。「お昼ごはんは忘れても、契印は忘れない」の精神で、絶対にここはクリアしていただきたいです。

　ちなみに契印とは文書が複数の紙面にわたったとき、例えば議事録がＡ４で２枚になったとき、１枚目と２枚目の間で継ぎ印をすることです。１枚目を折り、２枚目との間で押印します。１つの印影が１枚目と２枚目に掛かった状態と言えば理解しやすいと思います。なお、その際に全員の印鑑を契印しなくてはならないということをしっかり覚えておいてください。これを忘れられる方が本当に多いです。
　
④株主総会議事録は押印不要？
　株主総会議事録は、会社法では押印がなくてもよくなったんじゃないの？と思われるかも知れません。確かにそのとおりなのですが、書類の真正担保のために実務上押印をお願いしてます。それに定款に「議長及び出席取締役が議事録に記名押印する。」といった条項があるかもしれません。出席していないことにすればいいじゃん♪　というのも考えもの。　そんなときに限って定時総会で取締役改選議案があったりします。就任承諾書は、「議事録の記載を援用する」として作らないという、いつもの技が使えなくなってしまうことになるんです。出席してませんからね・・・。

さて、こんな軽い感じで書いていきますので、何卒よろしくお願いします。

補助者　沢田