株主総会議事録の記載についてのお話です。
登記に関係ある議案としてもっとも多いのが役員変更議案です。 そこで事例をいくつかあげてお話していきたいと思います。
事例１
取締役山田一郎さんが３月３１日で異動となったため退任し、４月１日に鈴木次郎さんが昇格して取締役に就任した場合です。
但し、山田さんには任期がまだ残っていること、総会の開催日は３月２５日とします。
議事録原稿 同様の趣旨で記載されていれば問題ないので、それほど神経質にならなくてもよいと思います
第号議案 取締役１名改選の件
議長は、取締役山田一郎氏より辞任の申し出があったため、平成２１年４月１日付にて取締役１名を選任する必要がある旨を述べ、選任候補者として下記の者を指名し、議場に賛否を諮ったところ、満場一致異議なく賛成した。よって本議案は原案どおり可決確定した。
取締役 鈴木次郎
なお、被選任者は就任を承諾した。
さて、この場合登記申請できるのは４月１日以降であって、決議日である３月２５日に申請できませんのでご注意ください。
辞任としておくべきなの？それとも退任でいいの？
これは良く質問を受ける内容です。
退任の事由の一つに辞任があると考えていただけば良いと思います。
退任される役員が任期の途中であった場合、登記申請では通常辞任届を当該役員の退任を証する書面として添付します。登記は「年月日辞任」となります。
任期を全うして退任される場合、登記申請では、定時株主総会議事録が退任を証する書面となります。よって辞任届を作成していただく必要はありません。
登記は「年月日退任」となります。
辞任届は認め印でも結構です。株主総会議事録に出席役員として記載があり、席上で辞任した旨の記載があれば辞任届の添付がなくても辞任登記できますが、会社保存書類として必ず辞任届をとって頂くようにしています。後からもめ事が生じる可能性を低くくしておきたいからです。就任承諾書も同様の趣旨で、会社保存用に１通作成していただくようにしています。
つづく
補助者 沢田